Akhirnyaaaa, setelah beberapa tahun belakangan ini nggak pernah ngadain workshop di luar kota (definisi luar kota: lebih dari 100km dari Jakarta), workshop kali ini diadakan di Bandung. Yah lumayan lah, daripada nggak sama sekali. Walaupun demikian, kalo ngeliat sub direktorat tetangga yang dulu awalnya masih sama-sama satu sub dir, workshop di Bandung bukanlah sesuatu yang bisa dibanggakan. Tetangga sebelah sekalinya workshop transportasinya minimal pake pesawat.
Workshop kemarin ini hanya diadakan selama 2 hari: mulai Kamis pagi (yang ujung-ujungnya sih mulainya siang hari karena jalanan yang cukup maceet), dan selesai pada hari Jumat siang. Setelah makan siang, peserta workshop udah pada bubar entah kemana.
Kalo dipikir-pikir sih, sebenernya workshop kemarin nggak perlu ke Bandung. Tinggal workshop di dalam kota selama satu hari penuh, udah beres. Kalau dihitung-hitung secara cermat, workshop yang sebenarnya walaupun diadakan 2 hari hanya memakan waktu kurang lebih 9 jam. Pada hari pertama saja, jam 4:30 sudah bubar, dan setelah itu acara bebas. Ada yang pulang duluan, stay di hotel, karaokean, nongkrong di kafe, dan ada sebagian lagi yang “nggak jelas” kemana.
Namun demikian, pada workshop kali ini telah disepakati beberapa hal yang cukup fundamental terkait dengan proses development yang selama ini dilakukan. Secara proses, KPI untuk masing-masing bagian dihitung per-kuartal. KPI di unit kerjaku, terkait dengan development, sehingga KPI dihitung berdasarkan jumlah project yang di deliver selama satu quartal. Project-project ini merupakan inisiatif dari Business Owner (BO) yang berasal dari sub direktorat lain dalam satu ditektorat Marketing. Project-project yang telah masuk dari BO akan dianalisis dan dikoordinasikan dengan IT sebagai eksekutor. Kategori project dibagi menjadi dua: Plan dan Unplan. Permasalahannya adalah selama beberapa tahun belakangan ini, project yang plan ini jumlahnya cukup banyak, namun perbandingan delivery nya jauh lebih sedikit dibandingkan dengan project unplan. Bisa dikatakan delivery rate untuk project unplan bisa mendekati 100%, sementara untuk plan, 50% saja sudah dikatakan untung.
Penyebab mengapa delivery rate nya ini sangat kecil karena requirement yang kurang jelas dari BO. Pada awal kuartal, katakanlah BO mengirimkan 20 project yang “rencananya” akan dideliver pada kuartal yang terkait. Ke-20 project ini biasanya detail requirement nya belum final, dan bahkan hanya cuma judul saja. Pada akhir kuartal, kebanyakan dari 20 project tadi biasanya tidak bisa di deliver karena requirement finalnya tidak pernah dikirimkan oleh BO.
Agak-agak konyol juga sih kedengarannya. Di satu sisi, KPI di tempatku menjadi jelek karena banyak project yang tidak di deliver, sementara di sisi lain, bagi BO yang penting adalah project yang mereka kirimkan dapat di deliver dalam timeline yang telah disepakati. Nah BO tidak menganggap telah mengirimkan requirement project untuk sebagian dari 20 project diatas yang memang final requirement nya belum dikirimkan. Jadi patokan sebuah project itu harus di deliver adalah ketika BO telah mengirimkan perintaan untuk pengembangan project secara formal ke sub direktorat ku, bukan ketika mereka mengirimkan daftar project di awal kuartal. Istilahnya sih BO tidak mengenal Plan dan Unplan.
Akhirnya.. pada workshop tersebut, telah disepakati bersama dengan tim IT bahwa project-project yang masuk ke dalam kategori strategis tetap akan didiskusikan dan dikoordinasikan di awal kuartal, sementara untuk project-project kecil dan tidak kompleks, akan mengikuti SOP project unplan. Fiuh… sekalinya workshop di luar kota, langsung beres deh nih masalah utamanya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar